Prowadząc coaching obserwuję, że managerowie często rozwijają nawyki, które mają zwiększyć efektywność ich pracy, a w efekcie skutkują czymś przeciwnym. Zdiagnozowałam kilka złodziei efektywności, których chcę teraz tutaj przedstawić:
1. preferowanie korespondencji mailowej zamiast telefonicznej
Dosyć częstą przypadłością jest niechęć do telefonu. Ja też wolę pisać niż dzwonić, ale zanim napiszę maila poświęcam chwilę by przemyśleć czy nie załatwię szybciej swojej sprawy telefonicznie. Wyjaśnianie problemu kilkoma mailami zwykle zajmuje kilka razy więcej czasu niż krótka rozmowa telefoniczna.
2. zarządzanie przez maile
W biznesie mówi się o „zarządzaniu przez powerpointa”. Jest to ironiczne określenie stylu zarządzania tych, którzy lubują się w długich prezentacjach. Ja dodałabym do tego „zarządzanie przez maile”. Jeśli będąc managerem zauważasz, że Twoja skrzynka mailowa pęka w szwach pora przemyśleć własną rolę w firmie. Czy nie pozbawiłeś swoich pracowników decyzyjności skoro nie czują się upoważnieni do samodzielnego podejmowania decyzji bez Twojej akceptacji?
[ Zanim zaczniesz czytać dalej, zapraszam Cię już teraz na mojego nowego bloga Od Zera Do Managera w całości poświęconego budowaniu kariery managera i coachingowi kariery.
Zapraszam,
Angelika Śniegocka ]
3. multitasking czyli wielozadaniowość
To największe oszustwo naszych czasów. Jeśli jesteś na spotkaniu, jednocześnie odpowiadasz na maile i rozmawiasz przez telefon, każdą z tych rzeczy robisz połowicznie. Ludzie najczęściej przeceniają swoją zdolność do wykonywania kilku rzeczy na raz. Badania psychologiczne wielokrotnie wykazały, że robienie kilku rzeczy na raz zajmuje więcej czasu niż wykonanie każdej z nich po kolei. Nie mówiąc o stresie jaki Cię to kosztuje i odkręcaniu błędów jakie powstały w wyniku deficytu uwagi.
4. długie godziny pracy
Im więcej godzin spędzasz w pracy, tym mniej efektywnie pracujesz. Wraz z postępującym zmęczeniem coraz trudniej skupić się na wykonywanych zadaniach i łatwiej o błędy.
Ludziom pracującym kilkanaście godzin na dobę (do których i ja kiedyś należałam) wydaje się często, że pracują tak długo, bo lubią i że robią to dla własnego komfortu pracy („jeśli załatwię to dzisiaj, to jutro przyjdę na posprzątane biurko”). Jest to jednak wielka iluzja, bo praca zajmuje dokładnie tyle godzin, ile na nią poświęcisz. W wielu firmach jest taka optymalizacja zasobów ludzkich, że „robota jest nie do przerobienia”. Dlatego nie licz na to, że przyjdzie taki czas, że pracy będziesz mieć mniej. Musisz nauczyć się robić to samo w krótszym czasie. To jest kwestia Twojej decyzji, przeorganizowania swojego stanowiska pracy i dnia pracy, oddawania większej odpowiedzialności podległym pracownikom.
5. odpowiadanie na każdy telefon i mail
Jeśli pracujesz nad czymś ważnym i nie masz czasu rozmawiać, po prostu nie odbieraj telefonu. Nie ma nic bardziej irytującego niż odebranie telefonu od kogoś, kto chce Ci powiedzieć tylko tyle, że nie może teraz rozmawiać. Oczywiście są sytuacje zawodowe, gdy musisz być pod telefonem, ale mówię tutaj o generalnym nawyku, który utrudnia zarządzanie własnym czasem pracy. Włącz pocztę głosową lub oddzwaniaj na wszystkie nieodebrane połączenia.
Ta sama zasada dotyczy odpisywania na e-maile. Większość tematów rozwiązuje się sama, jeśli tylko pozwolisz aby ludzie sami rozwiązali swoje problemy zamiast czekania na Twoje wskazówki.
Myślę także, że warto przeanalizować sensowność nawyku, który panuje w niektórych firmach – dziękowania za przesłaną odpowiedź. Jeśli jesteś naprawdę zapracowany, musisz zdecydować, co jest dla Ciebie ważniejsze: budowanie wrażenia kulturalnego człowieka czy minimalizowanie czynności nie wpływających bezpośrednio na Twoją efektywność. Nie mam gotowej odpowiedzi na to pytanie – wybór należy do Ciebie.
6. wielokrotne przeglądanie poczty
Postaw sobie za cel, aby przychodząca do Ciebie korespondencja była czytana tylko raz. Możesz to osiągnąć odpisując na maile zaraz po ich przeczytaniu. A to oznacza, że jeśli nie masz w danej chwili czasu na pisanie maili, to ich nie czytasz. Otwierasz je dopiero wtedy, gdy masz czas odpisać się nimi do końca.
7. brak zaufania do innych
Kiedyś byłam perfekcjonistką. To był koszmarny czas. Kosztował on wiele nerwów zarówno mnie jak i współpracujących ze mną ludzi. W końcu musiałam zaakceptować fakt, że nie jestem w stanie robić wszystkiego sama, ani oczekiwać od innych by efekty ich pracy były tak doskonałe jak moje.:) Miałam więc do wyboru – nauczyć innych i zaufać im, że wykonają zadanie jeśli nie tak dobrze jak ja to na przyzwoitym poziomie lub… zginąć z przepracowania…
Zgadnij, co wybrałam?
Przyznaję – uczenie innych zajmuje trochę czasu i wygodniej jest robić coś za pracownika, bo będzie szybciej (zupełnie jak z dzieckiem). Ale czas poświęcony na naukę jest krótkoterminową inwestycją i szybko się zwraca (jeśli mówimy o powtarzalnych zadaniach). Chyba nie chciałbyś ubierać swojego dziecka do 25 roku życia tylko dlatego, że pierwsze lekcje samodzielności zabierają zbyt wiele czasu?
A jakie są Twoje nawyki ograniczające efektywność Twoich działań?
Polecam Moją Najnowszą Książkę:
